Quy trình 7 bước để kết thúc dự án thành công

Trong tất cả các bước của một dự án xây dựng, việc hoàn thành thường gây ra nhiều sự chậm trễ nhất. Kết thúc dự án là việc hoàn thành thành công một dự án và chuyển giao tài sản cuối cùng cho khách hàng. Nó bao gồm giám sát chặt chẽ để đảm bảo dự án đã sẵn sàng, như kiểm tra thông số kỹ thuật, thu thập tài liệu và kết thúc các hợp đồng hiện có cho thuê thiết bị hoặc nhà thầu phụ.

Quá trình kết thúc dự án có thể gặp khó khăn hoặc thất bại vì sự phức tạp. Các dự án xây dựng đòi hỏi một đội quân nhỏ các nhà thầu phụ, một núi tài liệu và tuân thủ vô số thông số kỹ thuật và mã. Chuẩn bị một dự án để khóa sổ đòi hỏi phải thu thập bằng chứng rằng dự án đáp ứng được kỳ vọng. Việc thu thập bằng chứng đó có thể mất nhiều thời gian — thậm chí là nhiều năm.

Các dự án xây dựng khu dân cư và thương mại đều có xu hướng thay đổi và chậm trễ. Trước khi quá trình kết thúc dự án bắt đầu, bạn có thể sử dụng danh sách từng bước này để lập kế hoạch trước và lưu ý những gì bạn cần để giúp khách hàng của mình chuyển đổi liền mạch sang quyền sở hữu và quản lý trang web. Bạn càng chuẩn bị kỹ càng thì dự án của bạn càng gặp ít vấn đề và khách hàng của bạn sẽ càng hạnh phúc hơn.

Quy trình kết thúc dự án trong 7 bước

Bắt đầu quá trình kết thúc dự án bằng cách xây dựng một danh sách: tất cả những gì khách hàng của bạn sẽ cần để sở hữu thành công dự án đã hoàn thành? Danh sách này nên bắt đầu sớm trong quá trình này. Lý tưởng nhất là bạn sẽ biết quá trình kết thúc sẽ như thế nào trước khi bạn bắt đầu dự án.

Thu thập các tài liệu cần thiết

Các dự án xây dựng nên tuân theo kế hoạch để tuân thủ ngân sách, tiến độ và phạm vi càng nhiều càng tốt. Một danh sách cú đấm xây dựng , hoặc một danh sách kiểm tra cho một dự án nhất định, theo dõi công việc đang diễn ra để các nhà thầu và các nhà quản lý biết tình trạng của từng hạng mục hành động. Danh sách này sẽ giúp bạn xác định xem bạn có nên giải quyết bất kỳ kết thúc lỏng lẻo nào trước khi lặp lại ứng dụng khách để xem xét hay không.

Ngoài ra, bạn có thể cần các tài liệu sau và hơn thế nữa:

    Phê duyệt thiết kếYêu cầu thông tinGiấy chứng nhận cho bất kỳ cuộc kiểm tra nàoGiấy chứng nhận cư trúChứng chỉ Hoàn thành Đáng kểThanh toán các khoản nộp cho nhà thầu

Biết được tình trạng và vị trí của các tài liệu này trước khi thực hiện một dự án có thể đẩy nhanh thời gian hoàn thành và tránh các bước lùi thêm được thực hiện để tạo các tài liệu mới.

Xem lại Đơn đặt hàng Thay đổi và Sửa đổi

Đơn đặt hàng thay đổi là các yêu cầu sửa đổi do một bên làm việc trong dự án xây dựng đệ trình để đáp ứng với sự chậm trễ hoặc bổ sung mới. Ghi chú những yêu cầu này bằng văn bản ngay lập tức để việc theo dõi chúng được dễ dàng. Khi đến lúc kết thúc, hãy xem lại tất cả các đơn đặt hàng đã thay đổi để xác nhận việc hoàn thành hoặc cho biết lý do tại sao chúng có thể vẫn chưa hoàn thành.

Đảm bảo các thông số kỹ thuật của đơn hàng được đáp ứng

Trước khi bàn giao dự án của bạn cho chủ sở hữu mới, bạn nên tiến hành hướng dẫn để kiểm tra việc xây dựng bằng cách kiểm tra hệ thống, thông số kỹ thuật có thể đã được khách hàng đặt hàng. Các thông số kỹ thuật của dự án cần được lưu ý khi bắt đầu dự án để bước này là một bước kiểm tra đảm bảo chất lượng chứ không phải là một cuộc rượt đuổi ngỗng trời.

Bước này là khi bạn xác minh lần cuối cùng rằng tòa nhà có một kế hoạch an toàn hiệu quả và các mã dân cư đã được tuân thủ trong quá trình xây dựng hay không. Nếu dự án bạn đang kết thúc kết hợp BIM (Mô hình hóa thông tin tòa nhà) vào hoạt động xây dựng, bản sao kỹ thuật số này có thể hướng dẫn bạn hướng dẫn chi tiết để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ mục nào trong danh sách kiểm tra.

Trình bày với Khách hàng

Khi bạn đảm bảo rằng hàng hóa của mình đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng, thì đã đến lúc bạn giao hàng. Bước này phụ thuộc vào sự hiểu biết đã được thiết lập trước của khách hàng về các mục tiêu và tiến trình của dự án. Nếu dự án của bạn đang chạy quá ngân sách, đừng căng thẳng. Chỉ cần đảm bảo ghi lại tất cả các trường hợp ước tính không chính xác và giữ các đơn hàng thay đổi cùng nhau để ghi nhận chi phí bổ sung dự án mới làm thay đổi phạm vi dự án.

Giải quyết tất cả phản hồi của khách hàng

Có khả năng là dự án của bạn có yêu cầu về sự đăng nhập, sự hài lòng hoặc sự chấp thuận của khách hàng để tiếp tục với việc kết thúc. Bản trình bày hướng dẫn của bạn nên kỹ lưỡng và giải quyết tất cả các yêu cầu của khách hàng, nhưng nhiều hơn nữa có thể xuất hiện trong thời gian này. Sử dụng các tài liệu đã chuẩn bị của bạn để trả lời bất kỳ câu hỏi nào về phạm vi hoặc việc hoàn thành, và ghi chú bất kỳ yêu cầu cuối cùng nào cùng với tiến trình hoàn thành các yêu cầu đó.

Đóng mọi hợp đồng mở

Sự chấp thuận của khách hàng là một đèn xanh để tiếp tục hoàn thiện quy trình khóa sổ. Khi bạn biết rằng công việc đã hoàn tất, hãy đóng các hợp đồng còn lại để có thể bắt đầu thanh toán. Nếu bạn xây dựng mối quan hệ với bất kỳ nhà thầu phụ nào trong một dự án cụ thể, hãy nhanh chóng hoàn thành hợp đồng của họ để cho họ biết bạn luôn quan tâm đến lợi ích của họ. Điều này cũng sẽ cho khách hàng của bạn thấy rằng bạn đang làm việc hiệu quả, đã chuẩn bị sẵn sàng và sẵn sàng giải quyết một dự án khác.

Thu thập các bài học kinh nghiệm của dự án để học tập trong tương lai

Sau khi tóm tắt mọi thứ với khách hàng của bạn, hãy suy nghĩ về những thành công và thất bại của dự án gần đây này. Những kiến ​​thức này sẽ có giá trị đối với bạn và công ty của bạn trong tương lai, đặc biệt nếu bạn thực hiện một dự án tương tự.

Lưu trữ các bài học dự án của bạn giống như cách bạn lập kế hoạch dự án của mình: hãy chú ý sắp xếp từng bước để dễ tìm. Bao gồm phần tóm tắt ở phần đầu nêu chi tiết các trường hợp đặc biệt mà bạn có thể quên khi đề cập lại dự án này. Một kho lưu trữ dự án sẽ giúp bạn tránh những sai lầm trong tương lai.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *